MILANO – Micro roaster, gestore, campione di velocità per l’espresso con una macchina a Leva e da qualche anno, event manager: queste sono soltanto alcune delle qualifiche professionali che possono definire Francesco Costanzo e non sarebbero neppure finite qui. Ma la metamorfosi da barista a organizzatore di eventi com’è stata possibile, in che modo ha cambiato la vita di un operatore abituato a muoversi dietro al bancone bar?
Francesco Costanzo: cosa l’ha spinta a diventare da barista a event manager
“Sono stati tanti i motivi che mi hanno portato a cambiare da barista a event manager. Potrei dire che anche la fondazione dell’Associazione di cui sono presidente, ha fatto la sua parte nel costruire questo nuovo percorso. Poi, nel 2017 si è svolta in piazza a Napoli la prima manifestazione che mi ha battezzato come event manager: è stata organizzata insieme al Comune, ho dovuto però gestire tutto da solo. Nonostante l’enorme carico di lavoro e stress, non mi sono spaventato, anzi, l’ho vissuto come una nuova sfida da raccogliere.
Trovarmi ad affrontare più ostacoli mi ha stimolato ad essere combattivo. Così ho gettato le fondamenta per la mia carriera futura: nel tempo ho stretto rapporti con La San Marco per organizzare altri eventi di quel tipo e ho iniziato a studiare un po’ come event manager.”
Cosa deve saper fare un event manager?
Francesco Costanzo: “La capacità organizzativa è fondamentale, così come il sapersi relazionare con gli altri, saper interpretare le idee delle aziende e svilupparle correttamente per soddisfare le loro esigenze.
Bisogna poter strutturare un planning con i fornitori, trovare la location, il team a cui affidarsi per funzionare bene come una squadra. Per organizzare un evento fieristico a livello internazionale come il WOC o Host, ci vogliono almeno sei-sette mesi di lavoro: si inizia incontrando il responsabile fieristico, comunicando il progetto da portare alla manifestazione, presentando tutti i dettagli. “
E il Covid come ha impattato nell’organizzazione degli eventi?
Francesco Costanzo: “Da gennaio sino a ottobre del 2020, siamo stati fermi. Abbiamo sfruttato il canale online, ma per lo più si dialogava con le aziende per pensare già al 2021, tentando di gestire i continui cambi di programma.
Abbiamo fatto però qualche esperienza: un aneddoto quando ancora la pandemia c’era, abbiamo contattato un evento fieristico portando un nostro programma che prevedeva l’affluenza di persone. Nello stand però, non si poteva stare in più di 10 persone: è stato un grosso problema da risolvere, anche cercando di trovare un compromesso con le aziende. Più che altro nel periodo pandemico ne ho approfittato per studiare e per gestire piccoli convegni comunali, tra pochi baristi.
Poi è arrivato il 2021, quando ci siamo presentati al Comune di Napoli con il mio team e da lì è nata una bella collaborazione: oggi sono delegato ufficiale per il Comune di Napoli per gli eventi legati al settore caffeicolo. La mia agenda è pienissima: a settembre stiamo già organizzando un evento per conto di un’azienda e abbiamo scelto come location il Castello. – sottolinea Francesco Costanzo – Ecco, l’event manager ha sulle spalle tutte le maggiori responsabilità, soprattutto nei confronti delle aziende.
In appena tre mesi sono riuscito a organizzare un evento in Thailandia: abbiamo spedito tutte le comunicazioni in italiano e in inglese in tempi record, il regolamento del Leva Contest, la planimetria del campo gara. I thailandesi si sono dimostrati molto organizzati e comprensivi: il tempo era davvero poco, ma ce l’abbiamo fatta. Prossimamente dovremmo proseguire il discorso per una tappa cinese, e nel 2024 Giappone”.
Francesco Costanzo: qual è stata la maggiore difficoltà nel passaggio da barista-roaster a event manager?
“Pianificare un evento è l’aspetto più complesso. Quando ci contatta l’azienda, la prima cosa da fare è una presentazione, che non è così semplice da realizzare. Mentre si attende il via libera dell’azienda, si deve già pensare al passo successivo: se ad esempio prendessimo il Sigep come location, sarebbe necessario fornire agli organizzatori un’altra presentazione dotata di dettagli differenti, come gli spazi da occupare, le fasce orarie dedicate.”
Fiera piccola o grande: qual è più difficile da organizzare?
Francesco Costanzo: “Entrambi i casi pongono sfide differenti: ma una volta che si è entrati nelle dinamiche che caratterizzano questa professione, ci si comporta sempre allo stesso modo di fronte a un’iniziativa grande come ad una piccola: un event manager che è forte delle sue competenze, affronta con la stessa serietà qualsiasi evento. Certo poi, le Fiere sono spesso di 5 giorni: la cosa più importante in questi casi è superare il primo giorno così come si era pianificato e poi gli altri seguiranno più leggeri. Quando si lavora bene, anche gli organizzatori delle Fiere ne giovano a loro volta e poi vieni contattato dagli altri enti fieristici. Quella una conferma che si è fatto bene.”
Quali sono i vantaggi e gli obiettivi sin qui raggiunti?
“Oggi fare l’event manager mi impegna per metà dell’anno. Ogni nuovo prodotto che viene lanciato dall’azienda, è promossa da me in qualità anche di ambassador e invito in academy diversi professionisti per testare con mano le attrezzature e confrontare i feedback che finiranno poi in un report consegnato all’azienda. Anche questi incontri sono difficili da organizzare, perché far incrociare tutti gli operatori è complicato. Un’agenzia di comunicazione si occupa di aiutarmi della stesura dei comunicati stampa.
Fare l’event manager ha l’enorme vantaggio di portare ad un guadagno molto di più elevato, e poi mi permette di relazionarmi con le imprese. Realizzare un evento grande, portare dei risultati alla stessa azienda, restituisce una soddisfazione ancora più grande. Sono giorni di felicità.”
Progetti futuri per l’event manager?
Francesco Costanzo: “Stiamo pianificando da qui a due anni, un coffee festival a Napoli, che possa coinvolgere tutte le aziende italiane. Anche se a Napoli le aziende spesso non partecipano agli eventi e anche questo è stato un aspetto difficile da affrontare: mettere tutti d’accordo per esser presenti alle manifestazioni è un vero e proprio impegno.
Il festival sarà organizzato grazie alla collaborazione con il Comune di Napoli. Volevo invitare tutte le micro roastery che oggi credo siano il futuro. Uscendo dai grandi nomi delle torrefazioni, da qua a 5 anni sono convinto che queste piccole realtà esploderanno: l’espresso di qualità che adesso è ancora difficile da trovare, sarà sempre più comune, grazie al lavoro di comunicazione, agli eventi, alla formazione e alla cultura. Sono loro che cambieranno il futuro dell’espresso. Dobbiamo prendere come punto di riferimento e di ispirazione 1895 by Lavazza: loro stanno riuscendo a penetrare negli hotel, nei grandi ristoranti stellati, e io dico: perché allora non possiamo farlo anche noi?
Certo loro hanno un budget maggiore, ma noi dobbiamo seguire il loro esempio.
Come event manager l’obiettivo è quello di espanderci internazionalmente e il prossimo anno guardiamo al Giappone.”
Perché è importante per un’azienda rivolgersi ad un event manager?
Chiude Francesco Costanzo: “L’event manager è importante perché è quella figura professionale a cui affidare le redini di un evento di lancio di nuovi prodotti. Porta un risultato all’azienda di successo al 100% rispetto alle richieste di di partenza. L’event manager è colui che gestisce i compiti più complessi per un’azienda e raggiunge gli obiettivi.”
