La carenza di candidati e di personale nel settore delle ristorazione pone gli operatori in una costante modalità di assunzione, con un aumento dei costi sia in termini di tempo che di denaro. Tuttavia gli strumenti di gestione delle risorse umane basati sul cloud offrono una soluzione automatizzando molte fasi manuali, rendendo il processo di assunzione più rapido ed efficiente. Leggiamo di seguito l’approfondimento sul tema pubblicato sul sito di Sigep.
Le soluzioni HR sul cloud
MILANO – L’industria dell’ospitalità si trova ad affrontare una grave carenza di personale, con gli operatori di tutto il mondo che lottano per tornare ai livelli occupazionali precedenti alla pandemia.
Secondo il report “Labour shortages and surpluses in Europe 2023”, pubblicato da EURES (European Employment Services) nel 2024, 17 Paesi europei registrano una grave carenza di camerieri, mentre 16 segnalano una carenza di cuochi. Negli Stati Uniti, il Bureau of Labor Statistics prevede che l’industria della ristorazione sperimenterà la sua maggiore crescita occupazionale entro il 2031, ma i livelli di personale rimarranno comunque al di sotto dei dati pre-COVID.
La carenza di candidati, unita all’elevato turnover dei dipendenti, pone gli operatori in una costante modalità di assunzione, con un aumento dei costi sia in termini di tempo che di denaro.
Gli strumenti di gestione delle risorse umane basati sul cloud offrono una soluzione automatizzando molte fasi manuali, rendendo il processo di assunzione più rapido ed efficiente. In questo articolo esploreremo tre aree specifiche in cui questi strumenti hanno un impatto importante.
Assunzione
Il tradizionale flusso di reclutamento del personale- raccolta di CV, screening dei candidati e telefonate per fissare i colloqui – è spesso troppo inefficiente per l’ambiente frenetico del foodservice, soprattutto per gli operatori che gestiscono più sedi.
Il processo comporta spesso ritardi e comunicazioni inefficienti tra HR, i responsabili delle assunzioni e i candidati. È inefficiente specialmente per i candidati più giovani, nativi digitali di età inferiore ai 25 anni, che rappresentano oltre il 17% della forza lavoro del settore alberghiero e della ristorazione (rispetto al 7,6% dell’economia generale) e che si aspettano un’esperienza di assunzione agile e digital-first.
Le moderne app di recruiting basate sul cloud possono rendere il processo più efficiente aiutando a:
Fare uno screening delle candidature
Invece di inviare i CV sui siti web delle agenzie di lavoro, i candidati compilano un modulo di candidatura con domande mirate. Se si trovano al ristorante, scansionano un codice QR che li collega al sito web del ristorante. Le risposte vengono automaticamente valutate, filtrate e organizzate per facilitare l’esame da parte dei responsabili delle assunzioni.
Coinvolgere i candidati
Dopo la candidatura, il sistema invia risposte automatiche via SMS, mentre i manager possono inviare ulteriori messaggi manualmente, se necessario.
Organizzare i colloqui
Invece di chiamare da numeri sconosciuti, i manager condividono via SMS i link per la programmazione dei colloqui, consentendo ai candidati di selezionare le fasce orarie più convenienti direttamente da un calendario. Questo approccio riduce i no-show e migliora l’esperienza dei candidati.
Per esempio, Workstream è una piattaforma di assunzione che automatizza gran parte del processo di reclutamento. Utilizzando una logica di screening intelligente, fa avanzare i candidati qualificati alla fase del colloquio, bloccando al contempo le ricandidature non qualificate.
La piattaforma invia ai candidati i link agli slot disponibili in calendario e i promemoria automatici per ridurre al minimo la mancata presentazione. I manager possono personalizzare i flussi di lavoro per regolare la durata e il formato dei colloqui e tenere traccia dei progressi di ciascun candidato.
Un franchisee di Burger King che utilizza Workstream è riuscito a semplificare e snellire il processo di assunzione. In precedenza, i manager dovevano controllare manualmente le candidature, seguirle e organizzare i colloqui. Ora i candidati possono programmare da soli i colloqui, riducendo il back and forward. L’automazione ha permesso ai manager di coprire i ruoli più velocemente, di migliorare l’esperienza dei candidati e di coinvolgere maggiormente i nuovi assunti.
Programmazione dei turni
Nel settore del foodservice, la programmazione dei turni è l’elemento molto importante per un ambiente di lavoro produttivo e positivo. Costruirlo è un complesso gioco di equilibri tra esigenze aziendali, preferenze dei dipendenti e cambiamenti imprevisti. Spesso è un compito scoraggiante per i manager, in quanto richiede molto tempo ed è soggetto a errori, soprattutto quando si utilizzano fogli di calcolo.
Per creare orari efficaci, i manager devono considerare per ciascun turno:
Disponibilità dei dipendenti: monitoraggio delle ore settimanali minime e massime, oltre alla disponibilità individuale.
Previsione del fabbisogno di personale: anticipare il volume dei clienti e il carico di lavoro.
Conformità alle leggi: rispettare le normative, come ad esempio le ore massime per i minori.
Il programma deve anche essere chiaro, avere il giusto equilibrio di esperienza del personale ed essere sufficientemente flessibile per i cambiamenti dell’ultimo minuto dovuti a cambi di turno o a chiamate per malattia.
7shifts è un esempio di applicazione basata su cloud che fornisce ai gestori di ristoranti un sistema di creazione dei turni con il drag-and-drop. Il programma aggiornato viene pubblicato in tempo reale attraverso un’app mobile, dove i dipendenti possono visualizzare i turni, vedere con chi lavoreranno, aggiornare la propria disponibilità, richiedere cambi, ferie o altre modifiche.
La catena globale di bubble tea Chatime ha adottato 7shifts nelle sue 75 sedi canadesi per centralizzare i dati di pianificazione e migliorare le previsioni di vendita. I risultati sono stati orari e gestione dei team più efficienti e costi del lavoro più bassi.
Uno degli aspetti più impegnativi della creazione di un orario corretto è la previsione del volume di clienti per ogni turno. Se il personale è troppo poco, il servizio clienti ne risente e i dipendenti devono affrontare carichi di lavoro eccessivi; se è troppo numeroso, i costi aumentano inutilmente.
7shifts si integra con i sistemi POS per prevedere il fabbisogno di personale in base ai dati storici delle vendite, mentre lo strumento di Fourth, basato sull’intelligenza artificiale, utilizza anche la domanda dei clienti e altri fattori chiave. Lo strumento dispone anche di un ciclo di feedback che confronta i risultati previsti con quelli effettivi per migliorare la precisione.
Il birrificio Lancaster, che utilizza l’Intelligent Scheduling di Fourth per prevedere la domanda e ottimizzare l’impiego della manodopera, ha ridotto i costi del lavoro nonostante gli aumenti salariali e ha migliorato il rapporto vendite/ore di lavoro.
Feedback dei dipendenti
Le organizzazioni che chiedono attivamente un feedback regolare ai dipendenti hanno tre volte più probabilità di raggiungere o superare gli obiettivi finanziari rispetto a quelle che non lo fanno. La raccolta di feedback aiuta a scoprire i problemi, grandi e piccoli, consentendo ai manager di affrontarli in modo proattivo. Inoltre, dimostra ai dipendenti che le loro opinioni e il loro benessere sono importanti, il che rafforza il coinvolgimento e la fidelizzazione.
Workstream, ad esempio, distribuisce automaticamente vari sondaggi tra i dipendenti per raccogliere feedback, monitorare il sentiment dei dipendenti e ottenere informazioni dal personale in uscita dall’azienda, mentre 7shifts ha una funzione di messaggistica e feedback in cui i dipendenti e la direzione possono comunicare attraverso l’app senza utilizzare il numero di telefono personale.
Mentre il settore cerca soluzioni strutturali alla carenza di personale, le applicazioni HR basate su cloud consentono agli operatori del settore del foodservice di assumere e gestire i lavoratori in modo più efficiente. Questo, a sua volta, crea una prima migliore impressione sui candidati e un’esperienza lavorativa più soddisfacente per i dipendenti, aumentando la fidelizzazione.
